Records Manager: Descripción del Trabajo y Actividades

En Estados Unidos comienza a aumentar la demanda de la figura que complementa al Community Manager, se trata del Record Manager, que es como se denomina a la persona encargada de recoger, almacenar y gestionar información de relevancia para la red.

Tal es el impacto de esta nueva profesión que su regulación está próxima, gracias a la puesta en marcha de la norma ISO 30300.

El Record Manager es la continuación lógica del Community Manager, ambos son necesarios y ambos se complementan en pos de la optimización de la marca y la calidad en el servicio al cliente, no en vano, son profesionales que canalizan la comunicación entre las marcas y los usuarios; piedra filosofal de la identificación de necesidades e intereses y absolutamente imprescindible para la puesta en marcha de una estrategia de marketing online.

La gestión y el fomento de las comunidades a través del dinamismo de una constante de alimentación de contenidos, es lo que convierte al Record Manager en el Jefe de Prensa de la Web social.

 

Descripción del puesto

 

Un administrador de registros es el responsable de la gestión eficaz y adecuada de los registros de una organización.

Los profesionales de la Administración de registros se emplean en una amplia gama de funciones. El trabajo involucra cada vez más al asesoramiento sobre cuestiones de gestión de registros, así como a la realización de actividades prácticas y estratégicas.

Hay una mayor comprensión del valor del conocimiento y de la gestión eficaces de la información, en particular en el sector empresarial. Las exigencias de la legislación, como la Ley de Protección de Datos y la Ley de Libertad de Información, también han ampliado la gama de ámbitos en los que los registros y el trabajo de gestión de información profesionales.

 

Las actividades típicas de trabajo

 

Las tareas principales consisten en:

• Almacenamiento, organización, indexación y clasificación de los registros;
• facilitar el desarrollo de sistemas de archivo, y el mantenimiento de estos para cumplir con los requisitos administrativos, legales y financieros;
• la elaboración y garantizar la aplicación de programas de retención y eliminación;
• supervisar la gestión de la información electrónica y / o en papel;
• creación, mantenimiento, revisión y documentación de sistemas de registros;
• identificar los recursos más apropiados de gestión de registros;
• el asesoramiento y la implementación de nuevas políticas de gestión de registros y sistemas de clasificación;
• proporcionar un marco de política para orientar al personal en la gestión de sus registros y el uso del sistema de registros del empleador;
• garantizar el cumplimiento de la legislación y los reglamentos pertinentes;
• la normalización de las fuentes de información a través de una organización o grupo de organizaciones;
• la gestión de la transición del papel a los sistemas electrónicos de gestión de registros;
• preservar la memoria institucional y el patrimonio;
• resolución de problemas de gestión de la información mediante el uso eficaz del software y otros recursos de información de gestión;
• permitir el acceso adecuado a la información;
• responder a la residencia y / o consultas externas de información;
• el asesoramiento sobre cuestiones jurídicas y reglamentarias de alta complejidad, a menudo con decisiones difíciles en asuntos tan controvertidos como la Freedom of Information Act, y otras leyes nacionales o regionales;
• gestión y seguimiento de presupuestos y recursos;
• capacitación y supervisión del personal de los registros;
• asesorar al personal de otros departamentos en la gestión de sus registros y la información.

 

Problemas actuales de la gestión de registros

 

A partir del 2005, la gestión de registros ha aumentado el interés entre las empresas debido a las regulaciones de cumplimiento y nuevas leyes. Mientras que las entidades gubernamentales, legales y de salud, tienen una fuerte disciplina histórica en la gestión de registros, en general el mantenimiento de los registros de las empresas ha estado poco estandarizada y aplicada. Además, los escándalos, como el de Enron/Andersen, y las desgracias, más recientemente, en los registros relacionados a las Morgan Stanley, han renovado el interés por el cumplimiento de los registros corporativos, las necesidades del período de retención , la preparación para litigios y cuestiones conexas. Los Estatutos, como los de EE.UU. Ley Sarbanes-Oxley, han creado nuevas preocupaciones entre las empresas «oficiales de cumplimiento» que se traducen en una mayor normalización de las prácticas en la gestión de registros dentro de una organización. La mayor parte de la década de los 90 ha sido testigo de las conversaciones entre los administradores de registros y los administradores de TI, y el énfasis se ha ampliado para incluir los aspectos jurídicos, ya que se centra ahora en el cumplimiento y el riesgo.

La Privacidad en la protección de datos, y el robo de identidad se han convertido en temas de interés para los administradores de registros. El papel del administrador de registros para ayudar en la protección de los documentos de una organización, a menudo ha crecido para incluir la atención a estas preocupaciones. La necesidad de garantizar que determinada información acerca de las personas para que no se conserve, ha traído una mayor atención a los horarios de los registros de retención y destrucción de registros.

La cuestión más significativa es la aplicación de los cambios necesarios a la cultura individual y corporativa para obtener los beneficios a los interesados internos y externos. La administración de registros es a menudo vista como una tarea prioritaria innecesaria o baja administrativa que se puede realizar en los niveles más bajos dentro de una organización. Los diferntes eventos sobre el tema hanen demostrado que la administración de registros es de hecho la responsabilidad de todos los individuos dentro de una organización en y la entidad corporativa.

Una cuestión que ha sido muy polémica entre los administradores de registros ha sido la adopción acrítica de Documentos Electrónicos y Registros de Sistemas de Gestión (EDRMS). Un pensador muy conocido RM, Steve Bailey, ha declarado:

«Por lo que el usuario medio se refiere, el EDRMS es algo que no quieres, no me gusta y no se puede utilizar como su ejemplo, no es de extrañar que los usuarios tan poco los aceptan. – Como una persona me dijo una vez «me hace utilizar un EDRMS es como ¡pedirle a un albañil para usar un martillo!»

«Y ahora, finalmente, es hora de volver nuestros ojos a la profesión de gestión de documentos en sí. En mi opinión, hemos llegado a un paso de permitir que nuestra obsesión ciega con EDRMS para convertirnos en una intelectualmente estéril, profesión dirigida por un vendedor . Para la mejor parte de una década hemos permitido que otros piensen por nosotros y han llegado a depender de EDRMS como nuestra intelectual muleta. Pero no se equivoque al respecto, la culpa de esto recae directamente en nosotros. Al igual que los niños después de el flautista de Hamelín, nos permitimos ser tan encantados con la melodía que se está reproduciendo que nos llevaron, sin duda a ningún debate, donde la tecnología nos lleve.» (Debate RMS: El caso contra EDRMS ha sido todo un éxito. El caso de la acusación, RMS Conferencia, Edimburgo, 22 de abril 2007)

Otro tema de gran interés para los administradores de registros es el impacto de los medios de comunicación social, tales como los wikis, Facebook y Twitter, en la práctica tradicional de gestión de registros, principios y conceptos.

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