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Google Apps for Work: Cómo las Empresas se Benefician

20 de octubre de 2015 Deja un comentario Go to comments

¿Qué es Google Apps?

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Google Apps es una suite de productividad en la nube que ayuda a los equipos a comunicarse, colaborar y hacer las cosas desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Es fácil de configurar, usar y administrar, por lo que su empresa puede centrarse en lo que realmente importa. Millones de organizaciones alrededor del mundo cuentan con Google Apps para correo electrónico profesional, almacenamiento de archivos, reuniones en vídeo, calendarios en línea, edición de documentos y más.
Google Apps for Work

Estos son algunos aspectos destacados: 

Correo electrónico de negocios para el dominio 

Buscando asuntos profesionales, y eso significa la comunicación como sunombre@suempresa.com. Tiene características simples y potentes, desde Gmail ayudan a construir su marca al obtener más cosas.

Acceso desde cualquier ubicación o dispositivo 

Ver mensajes de correo electrónico, compartir archivos, editar documentos, celebran reuniones de vídeo y mucho más, si está en el trabajo, en casa o en tránsito. Puede continuar donde lo dejó desde un ordenador, tablet o teléfono móvil.

Herramientas de gestión de nivel de empresa

La configuración de la administración es sólida lo que da un control total sobre los usuarios, los dispositivos, la seguridad y más. Sus datos siempre le pertenecen, y van con usted, si cambia de soluciones.

Más de 5 millones de empresas han hecho el cambio a Google Apps para ayudar a los empleados a trabajar mejor juntos y ser más productivos, donde y cuando funcionan. La solución de Google está basada en la nube, lo que significa que las actualizaciones de software son tan fáciles como actualizar su navegador. Con Google Apps, no hay servidores para comprar y mantener, reduciendo por lo tanto el coste y la complejidad.

Google Apps incluye herramientas de trabajo seguro y fiable para el correo electrónico, calendario, texto y chat de vídeo, creación de documentos, proyecto web y almacenamiento en línea y sincronización, y permite la fácil extensibilidad con cientos de aplicaciones en el Marketplace de aplicaciones de Google.

Cambiar a Google Apps es fácil para el IT y para los usuarios finales. Con capacidades de migración de datos para todos los sistemas de legado común incluidos sin costo adicional, las empresas pueden dar la transición rápidamente y con una interrupción mínima. Google Apps ofrece a los usuarios las experiencias familiares de Gmail, Google Calendar, Google Drive, Docs, hojas de cálculo (Google Sheets), diapositivas (Google Slides) y otras herramientas ya utilizadas por cientos de millones de personas en su vida personal, por lo que se requiere apoyo y una formación mínima.

Lo que tiene Gmail es que proporciona almacenamiento de hasta 30 GB de correo electrónico por usuario, además de avanzados filtros de spam, veloz búsqueda de mensaje, texto integrado, chat de vídeo de varias personas y otras mejoras de la productividad como la bandeja de entrada de prioridad. Gmail está accesible bien desde casi cualquier dispositivo móvil con una conexión de datos, incluido Android, iPhone ® , iPad® , BlackBerry ® y Windows Phone®.

Google Calendar ayuda a los empleados a organizar sus listas y crear y administrar calendarios compartidos con colegas. Varios calendarios pueden estar superpuestos para ver horarios de un vistazo, y la función ‘Quick Add’ entiende el lenguaje natural por lo que fácilmente puede crear citas escribiendo información en un cuadro de texto simple. Google Calendar está disponible desde cualquier navegador web y trabaja con las principales plataformas móviles.

Google Drive es el único lugar para almacenar todo, para que pueda acceder a la versión más reciente de su trabajo desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, incluyendo teléfonos y tablets. Cada usuario tiene 30 GB de almacenamiento incluido y puede agregar más según sea necesario. Con la impulsión puede almacenar cualquier archivo y al instante ver formatos comunes incluyendo documentos, PDFs, imágenes y hasta videos directos en el explorador web. Puede compartir archivos o carpetas enteras con individuos o su equipo y con los permisos adecuados es fácil de controlar quién puede ver, el comentario o editar su trabajo.

Google Docs trae la colaboración en tiempo real a sus documentos, para que usted y su equipo puedan trabajar en el mismo documento al mismo tiempo y hacer las cosas más rápidas. Importa formatos populares como .doc, docx y RTF y puede agregar imágenes, tablas, ecuaciones, dibujos, enlaces y más. El comentario social facilita obtener aprobaciones y opiniones de las personas. Puede ser productivo incluso cuando está fuera de la oficina con el apoyo para crear, ver y editar documentos en su iPhone, iPad, o teléfono Android o tablet.

Google Sheets es un editor potente de hoja de cálculo que permite trabajar los números con todo el equipo al mismo tiempo. Puede importar formatos de hoja de cálculo populares como .xls y .xlsx, .csv, y usar herramientas como fórmulas avanzadas, gráficos incrustados, filtros y tablas dinámicas para obtener nuevas perspectivas sobre sus datos. Las hojas facilitan compartir listas, gestionar proyectos, analizar los datos y seguir resultados juntos. También puede crear, ver y editar hojas de cálculo en su iPhone, iPad, o teléfono Android o tablet.

Con Google Slides es fácil crear hermosas presentaciones, con soporte para cosas como vídeos, animaciones y transiciones de diapositivas dinámicas. Puede importar formatos de presentación populares como .ppt y .pptx y cuando esté listo para compartir, puede publicar sus presentaciones en la Web para clientes para que vean o compartan en privado con colegas o socios. Cuando está de viaje, puede dar presentaciones en su iPhone, iPad, o teléfono Android o tablet.

Google Sites permite a los usuarios crear y compartir páginas de sitios web e intranet en el proyecto sin apoyo técnico ni conocimientos de programación. Los sitios de ayuda para mantener a todos en la misma página – literalmente – por lo que es fácil centralizar y organizar documentos de equipo, calendarios, vídeos y más. Con solo un par de clics, puede optimizar sus páginas para su visualización en teléfonos móviles y tablets, ¡así de sencillo!.

Google+ trae el compartir social con Google Apps y ayuda a conectar a las personas adecuadas, las ideas e información en su organización. Compartir mensajes privados con su empresa para hacer preguntas, encontrar a expertos y obtener respuestas o conectarse con socios y clientes fuera de su empresa. Siga a colegas para hacer un seguimiento en lo que están trabajando y cree comunidades para las ideas con los equipos de proyectos. Google+ también incluye lugares de reunión, que trae el derecho de reuniones en línea de vídeo a su ordenador portátil, el teléfono o tablet, así que puede inscribirse desde cualquier lugar. Invitar a un máximo de 15 participantes y trabajar juntos compartiendo pantalla, y la edición de documentos colaborativos.

Google Apps Vault es una herramienta de retención, archivación y eDiscovery opcionalmente disponible para los clientes de Google Apps. Vault le permite administrar información crítica de negocio y puede ayudarle a estar preparado para lo inesperado como una salida de la demanda o empleado. Puede reducir tiempo y los costos asociados con la respuesta a las solicitudes de demanda legal, auditorías o investigaciones internas. Si un empleado deja su organización, Vault puede ayudar a entender el estado de los proyectos y las comunicaciones que estuvieron implicadas.

Cientos de aplicaciones de terceros disponibles desde el Google Apps Marketplace extienden Google Apps con capacidades tales como CRM, gestión de proyectos, contabilidad y finanzas, y herramientas de marketing y ventas que funcionan a la perfección con Google Apps, incluyendo la facilidad de solo acceso sign-on (SSO).

Cómo las empresas se benefician 

Probada productividad y ahorros de costos.

No sólo Google Apps puede ahorrar a los clientes el costo y la complejidad de las soluciones heredadas; sus aplicaciones basadas en la Web también conducen a una productividad comprobada. De hecho, con características que aumentan la productividad como la colaboración de varias personas en tiempo real en Google Drive y la búsqueda rápida de mensajes en Gmail, es más de 3 veces mayor que los ahorros en el sólo valor total del negocio de Google Apps. Según Forrester Consulting, el retorno de la inversión de Google Apps es 329 por ciento, y Google Apps se puede pagar por sí mismo en menos de dos meses.

Innovación continua sin problemas de actualización 

Google continuamente añade funcionalidad a Google Apps, hace a los empleados más productivos, sin necesidad de actualizaciones del sistema, parches o tiempo de inactividad. Google Apps proporcionó mejoras en más de un centenar en el último año, sin cargo adicional y sin la complejidad asociada a las actualizaciones del software tradicional.

Sobre seguridad y fiabilidad 

Millones de organismos (incluyendo Google Inc.) confían en la infraestructura de Google para mantener seguros sus datos corporativos más importantes. La red de centros de datos de Google está diseñada para la seguridad, la fiabilidad y la redundancia y respaldada por algunos de los principales expertos mundiales en seguridad de la información. Google Apps incluye verificación de 2 pasos, un sistema de autenticación de dos factores que aumenta significativamente la protección contra acceso no autorizado a cuentas de usuario. Con la verificación de 2 pasos, además de sus contraseñas, a los usuarios se les solicitará que inicien sesión con un segundo código de verificación que se envía a ellos a través de sus teléfonos móviles. Sus prácticas de seguridad son verificadas por comentarios de terceros independientes. Google Apps ha completado una minuciosa SSAE 16 / ISAE 34 02, una auditoría de SOC 2 tipo II. Google Apps está certificada ISO 27001. Para ayudar a sus clientes a satisfacer su cumplimiento de protección de datos que necesitan, Google tiene los certificados US-EU Safe Harbor y ofrece cláusulas de contrato como un medio adicional de conformidad con la Directiva Europea de Protección de Datos. El acuerdo de nivel de servicio de Google (SLA) garantiza un uptime del 99.9 por ciento, pero su tasa de tiempo de actividad histórica ha sido significativamente superior a este umbral.

Extensibilidad

Google Apps facilita ejecutar su negocio en la nube. Con el Google Apps Marketplace, puede acceder a una colección creciente de cientos de aplicaciones que se integran con los procesos de negocio. Por ejemplo, puede administrar su ciclo entero de ventas en cualquier lugar donde tiene acceso a un navegador a través de aplicaciones de mercado: enviar correos electrónicos de marketing y generación de leads a través de MailChimp, gestionar y rastrear respuestas con Zoho CRM y hasta cerrar la venta con una firma electrónica de EchoSign.

Detalles de Google Apps

Suite de Google Apps: Gmail, Google Calendar, Google Talk, Google Drive, Docs, Sheets, Slides, Google Sites y Hangouts. Todo optimizado para Google Chrome como navegador de web de negocios.

Más aplicaciones de Google: Google+, Google Voice y otras 60 aplicaciones.

Aplicaciones Marketplace: El mercado de aplicaciones de Google ofrece una gama completa de cientos de aplicaciones de negocio que se integran perfectamente con Google Apps.

Herramientas eDiscovery: Google Apps Vault es un opción añadir a Google Apps que proporciona capacidades de retención, archivado y eDiscovery (Electronic Discovery es utilizado por las partes en una demanda, una audiencia administrativa o en el arbitraje. En los tribunales existen normas que expresamente las partes divulgan una información electrónica que es relevante para la demanda. Esta información electrónica (datos) se puede almacenar en un disco duro, un pendrive, un e-mail, en la nube, etc.)

Acceso Móvil: Soporte para las principales plataformas de móviles como Android, iOS, BlackBerry, Windows Phone y Chrome OS.

Acceso del cliente al escritorio: MAP y POP integran Gmail con el software popular del cliente de escritorio y Google Apps Sync en Microsoft Outlook que proporciona sincronización bidireccional de correo electrónico, contactos y datos de calendario.

Autenticación: Nativo 2 factores de verificación. Soporte para basados en SAML de una sola sesión (SSO), que le permite integrar su propio sistema de autenticación de Google Apps.

APIs: Administrar cuentas de usuario y sincronizar su directorio de usuario existente con la API de aprovisionamiento, la API de perfiles y la API de contactos compartidos. Ver y generar informes de uso con la API de Reporting.

Fiabilidad: Garantía de acuerdo de nivel de servicio (SLA) de 99.9% uptime, con rendimiento histórico muy superior a este umbral.

Seguridad: Certificado ISO 27001, auditoría tipo II SSAE 16 / ISAE 3402 SOC 2, además de las características de seguridad incluyendo verificación de 2 factores, gestión remota de dispositivos móviles, requisitos de contraseña personalizada de resistencia, conexiones SSL y mucho más.

Soporte 24/7: Soporte de teléfono 24/7 para todas las cuestiones que afectan a los servicios principales. Apoyo adicional a través del portal de soporte basado en la Web, foro de usuario a usuario para administradores y autoservicio en línea en la base de conocimiento para los administradores y usuarios.

Resumiendo podemos decir que Google Apps for Work es un potente paquete de aplicaciones integrado con acceso en cualquier momento y lugar a correo electrónico empresarial, calendario online, almacenamiento de archivos, documentos, videoconferencias, encuestas, etc. Comuníquese, cree, comparta y colabore fácilmente desde cualquier dispositivo.

Si tiene alguna duda no dude en exponerla en los comentarios. ¡Que tenga una buena semana!

Google Apps for Work1

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