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Cómo Utilizar Evernote Para Mejorar su Negocio

 

 

Evernote

Evernote es una poderosa herramienta que puede ser muy útil para su vida empresarial y su negocio. Tiene el potencial para aumentar la productividad y asegurar que no va a olvidar todo lo relacionado con su negocio.

El mayor problema que he encontrado usando Evernote es organizar las libretas de diferente utilidad para los empresarios. Hay demasiadas cosas que un empresario puede hacer con esta herramienta, y me gustaría obtener las más posibles  ideas de cómo los empresarios pueden organizarse para la mejor utilización de Evernote.

Voy a comenzar con las ideas de mejora que creo que es algo muy útil. ¿Por qué tenemos que empezar con las ideas de mejora? En primer lugar, los empresarios son personas llenas de ideas sobre todo alrededor de sus negocios. Muchas de las ideas pueden ser fácilmente olvidadas, si no se convierten inmediatamente en pasos de acción. Pero, algunas de ellas vale la pena ahora mencionarlas, mientras que otras son para el futuro. Por otro lado, no se puede lograr todo lo que sueñas en el mismo tiempo. No es posible.

 

#1 Crear un Notebook o Cuaderno (libreta) para Ideas de Mejora

 

Mejoras-libreta en Evernote

 

Lo primero que tiene que hacer es hacer un cuaderno de Ideas para mejorar. El cuaderno es una colección de muchas notas. En su caso, cuando desea utilizar Evernote para mejorar el negocio, éste es el lugar donde recogerá cada idea de todo sin analizar, o pensar en la idea. ¿Qué se puede poner en esta notebook o cuaderno?

Por ejemplo, es probable la lectura de distintos medios de comunicación en línea, sitios web, blogs, noticias, tweets… Cada vez que pienso que algo estoy leyendo se puede utilizar para mejorar su negocio para enviar a este notebook. Puede utilizar Google Reader para enviar las ideas al notebook, o puede usar diferentes herramientas que se han integrado con las posibilidades de enviar a Evernote. Por ejemplo, voy a mencionar algunas de las herramientas útiles que puede utilizar con Evernote:

  • La aplicación móvil o tablet de Evernote le ayudará a que tenga todas sus notas en todas partes.
  • Evernote Web Clipper le permitirá guardar cosas interesantes de la Web a través de su navegador.
  • Puede enviar notas directamente en su cuenta de Evernote y lo que es más importante puede enviar la nota al cuaderno exacto que desee.
  • Si utiliza una aplicación como un lector de la Web, la mayoría de ellos tienen las posibilidades de integración con Evernote. Estoy utilizando Reeder para Mac y la aplicación puede enviar la página a Evernote.

 

 

Esto es sólo un pequeño ejemplo, pero hay un montón de posibilidades para la integración en la vida empresarial cotidiana. Otra cosa que tengo que mencionar es que también puede guardar las notas de audio e imagen. Por ejemplo, si está conduciendo un coche, sabemos que cuando estamos conduciendo nuestra creatividad está en el nivel más grande, sólo tiene que hablar con el teléfono y guardar las notas de audio acerca de sus ideas para mejorar. De tal manera, no se puede olvidar lo que su creatividad trae a su mente.

 

#2 Crear la pila de mejoras

 

Pila-mejoras

 

Ahora tiene los cuadernos llenos de ideas sobre las mejoras. Pero, necesita otros notebooks que se utilizarán para el proceso de implementación de las ideas.

Debido a que es mejor tener los notebooks mejor organizados en su cuenta de Evernote.

Una característica útil es hacer una pila que cubrirá todos sus notebooks conectados a mejoras. Puede nombrar a la pila como quiera. En este ejemplo, voy a nombrar como mejoras.

 

#3 Crear otras notas en las mejoras en la pila

 

Ya tiene un cuaderno llamado mejoras y en la pila llamada Ideas para mejorar. Ideas de mejoras es algo como un tiro de informaciones acerca de las posibles mejoras que se pueden realizar en su negocio.

Para el proceso, necesitará más notas que van a limpiar su proceso. Desea establecer prioridades en las ideas. Tendrá algo que necesita para implementar mañana, pero probablemente no es algo importante para el futuro, debido a que puede ser colocado en la lista de espera.

Tras establecer prioridades, es necesario planificar sus futuros pasos sobre las posibles mejoras que vienen de cada idea. Su labor será la de convertir cada idea en las fases de acción en las ideas, porque las ideas no valen sin hacerlas realidad. El primer paso para hacer realidad las ideas en futuros pasos de acción acerca de las mejoras.

Para estos fines, voy a utilizar las siguientes notas:

  • Ideas para mejorar. Algo que hacemos en el primer paso, y que representa la extracción de la información.
  • Mejoras de alta prioridad. Cuando se compruebe la sugerencia en la nota de mejora lo primero que necesita hacer es priorizar cada una de las notas sobre posibles mejoras. Este es el trabajo diario para limpiar todo en la sugerencia de mejora. Cuando encuentre la nota sobre la mejora que se piensa que tiene una alta prioridad a la aplicación puede hacer clic con el botón derecho sobre la nota y optar por pasar a la nota y, a continuación, seleccione Alta Prioridad en las mejoras. Alta Prioridad significa que necesita para comenzar con la planificación en el proceso de aplicación tan pronto como sea posible, probablemente mañana, o esta semana.
  • Mejoras de prioridad media. Esta es la segunda prioridad en la que se recogen las notas con ideas que tienen prioridad media. Cuando se compruebe la sugerencia de mejora, todo lo que piensa que tendrá prioridad media puede pasar a esta nota. La prioridad media significa que algo es necesario llevar a la práctica pero no mañana o esta semana, puede esperar hasta que termine todo en la nota de alta prioridad.
  • Mejoras de prioridad baja. La tercera es en la que se recogen ideas de mejoras con baja prioridad. Este tipo de ideas no son algo que se debe aplicar tan pronto como sea posible, pero son pasos en los que algo merece la pena que se apliquen en el futuro cuando se vacía del todo el alto grado de prioridad y la prioridad media en las notas.
  • Pasos de Acción. Otra nota está a unos pasos de la acción que usted y su equipo deben tomar para aplicar cada una de las ideas para mejorar. Puede utilizar una nota separada para cada idea en las anteriores notas. Comience con las notas en el notebook de alta prioridad. Recuerde que estos pasos son pasos de acción que como empresario tiene la necesidad de tener para el proceso de aplicación. En ocasiones pueden estar algo como: definir pasos de acción para el proceso de aplicación, delegar tareas a los empleados, seguir el proceso de aplicación y la comprobación de los resultados del proceso de aplicación.
  • Tareas delegadas. Otro útil que como empresario puede hacer es utilizar el compartir la funcionalidad de Evernote para delegar las tareas a sus empleados conectados a las Ideas para Mejorar. Cuando termine de definir las medidas que necesita para hacer los pasos de acción para sus empleados. No está solo en su negocio, y no se puede hacer todo por sí solo. En este cuaderno, se pueden realizar diferentes notas para diferentes empleados y sus tareas relacionadas con el proceso de mejora, y se pueden compartir con su cuenta de Evernote . De tal forma que se va a utilizar Evernote como una herramienta de colaboración y, a continuación, la lista de tareas para usted y sus empleados. Esto le permitirá seguir el proceso de aplicación.

 

Ahora, su pila Mejoras (o “subcarpetas” en las libretas o cuadernos para entendernos mejor) tendrá este aspecto:

 

Pila de libretas-Evernote

 

#4 El proceso entero

 

Si resumimos el proceso, se verá como esto:

  • Recoger ideas para la mejora de todas las partes y enviar la sugerencia de mejora al notebook.
  • Cada día añade todo en Idea de las Mejoras del notebook, piense en las ideas y en base a la priorización enviar las ideas a la  alta, media o baja prioridad en el notebook.
  • Comience con la subcarpeta de alta prioridad y elija una idea, enviar al cuaderno el paso de acción y añadir sus propios pasos de acción que debe tomar.
  • Por la misma en Ideas de las Mejoras en la subcarpeta de las tareas delegadas hacer una nota diferente, con las tareas de los diferentes empleados.
  • Compartir notas con el empleado responsable de la ejecución de las tareas.
  • Siga el proceso de implementación y dar los pasos de acción para la siguiente idea en la subcarpeta de alta prioridad para el que tendrá que repetir el proceso.
  • Cuando vacie todas las notas de alta prioridad en el cuaderno, continuar con los mismos pasos para la subcarpeta de prioridad media. Cuando se vacie la subcarpeta de prioridad media continúe con la subcarpeta de baja prioridad.

Este proceso es sólo una idea o ejemplo de cómo usar Evernote en el proceso de mejora de su negocio. Puede hacer un proceso mejor, porque el propósito aquí es sólo darle las ideas para que se vuelva más productivo y hacer mejoras continuas en su negocio.

Si tienes algo que decir para la mejora del proceso propuesto anteriormente no dude en compartir a través de la sección de comentarios más abajo.

*Notas y cuadernos: Una vez que haya creado su cuenta, Evernote creará un bloc de notas o cuaderno con su nombre de usuario. Este cuaderno contiene todas las ‘Notas’ que va a crear.

Para crear una nota, simplemente haga clic en ‘Nueva nota” en la barra superior de Evernote. Piense en una nota como un sólido documento de texto. Sólo tiene que escribir en el cuaderno para agregar la información, pero también se puede modificar la fuente, el tamaño, el estilo y el color, al igual que cualquier herramienta de procesamiento de texto.

Las notas tienen unos extras. Agregar listas, por ejemplo. O fijar una dirección URL a su Nota, si desea asociar con una página web sin ocupar su cuerpo de texto con enlaces.

También puede etiquetar las notas con varias y diferentes palabras clave de búsqueda. Si está trabajando en un proyecto grande con un montón de piezas más pequeñas, cree una etiqueta de ‘proyecto’ – se puede levantar esa etiqueta después a través de la búsqueda, o haciendo clic en las etiquetas más usadas. Algunas versiones de escritorio de la aplicación también le permite arrastrar las etiquetas en la barra de navegación superior, por lo tanto le ahorra un paso.

Existen todas sus notas en su bloc de notas por defecto, pero hacer nuevos cuadernos es fácil. Es una buena manera de organizar todas sus notas en temas más amplios, como la escuela o el trabajo.

 

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